Smart working nelle PMI: cosa ci dice sull'organizzazione aziendale

Cos'è lo smart working e quali differenze ci sono con il telelavoro

Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di svolgimento di lavoro subordinato. Come chiarisce il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, è disciplinato dalla Legge 81/2017 e prevede un accordo tra azienda e lavoratore, con la possibilità di alternare attività in sede e fuori sede, senza una postazione fissa e con maggiore flessibilità nell'organizzazione del lavoro.

Il telelavoro segue invece un'impostazione diversa: l'attività viene normalmente svolta da una postazione prestabilita, spesso presso l'abitazione del dipendente, mantenendo modalità e orari generalmente più vicini a quelli del lavoro tradizionale.

Lo smart working riguarda solo chi lavora in ufficio?

Non necessariamente. Anche in un'azienda manifatturiera, attività come progettazione, amministrazione e coordinamento possono essere svolte almeno in parte a distanza, mentre chi opera sui macchinari deve necessariamente essere presente.

Ma il concetto di lavoro smart va oltre il luogo: autonomia, flessibilità e responsabilità sui risultati possono migliorare anche l'organizzazione dei reparti produttivi. Questo non significa che ogni forma di flessibilità sia smart working in senso normativo, ma che ripensare il modo di lavorare non equivale semplicemente a spostarsi dall'ufficio a casa.

Lo smart working in Italia: qual è la situazione nelle PMI?

In Italia lo smart working è ormai una realtà consolidata, ma la sua diffusione cambia sensibilmente in base alle dimensioni delle aziende.

Secondo i dati 2025 dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, circa 3,575 milioni di persone svolgono almeno una parte del proprio lavoro da remoto, con un aumento dello 0,6% rispetto all'anno precedente.

Il quadro cambia però quando osserviamo le diverse realtà aziendali. Le iniziative di smart working sono presenti nel 95% delle grandi imprese, contro il 45% delle PMI. In queste ultime, inoltre, il numero dei lavoratori da remoto è diminuito del 7,7%.

Un'altra differenza riguarda il modo in cui viene gestito il lavoro agile. Nelle grandi aziende prevalgono modelli strutturati, con regole e procedure definite. Nelle PMI, invece, la flessibilità nasce più frequentemente da accordi diretti tra collaboratori e responsabili.

Perché nelle PMI lo smart working è così difficile

Dai dati mostrati emerge una situazione abbastanza chiara: nelle PMI lo smart working è più difficile da applicare rispetto alle grandi imprese. Le ragioni, però, non sono tutte riconducibili alla stessa causa.

Una parte del problema riguarda la natura stessa delle attività. Ci sono aziende e reparti in cui la presenza fisica resta necessaria, perché il lavoro richiede interventi sul campo, gestione del magazzino, attività manuali, relazione diretta con i clienti o utilizzo di strumenti presenti solo in sede. In questi casi il lavoro agile può essere applicato solo parzialmente o limitatamente ad alcune figure.

Ma non è l'unico motivo. In molte PMI pesano anche abitudini consolidate, modalità di controllo ancora legate alla presenza fisica e processi poco digitalizzati. Quando le informazioni sono distribuite tra strumenti diversi, le responsabilità sono poco chiare o le decisioni dipendono dal confronto diretto con una singola persona, lavorare fuori ufficio diventa inevitabilmente più complicato.

Il punto è che queste difficoltà non nascono con lo smart working. Sono spesso già presenti nell'organizzazione quotidiana dell'azienda, anche quando tutti lavorano nella stessa sede. Il lavoro agile può semplicemente renderle più evidenti, perché viene meno la possibilità di compensarle attraverso comunicazioni informali e incontri diretti.

La questione diventa quindi capire quanto l'organizzazione aziendale sia in grado di mantenere operative le attività anche quando le persone non si trovano tutte nello stesso luogo.

Cosa serve per lavorare bene a distanza

Come abbiamo visto, lavorare a distanza non significa soltanto consentire ai dipendenti di collegarsi da casa. È una scelta organizzativa condivisa, sostenuta dalla direzione e dai responsabili, che richiede di valutare le attività compatibili, definire le responsabilità e adottare strumenti e modalità di lavoro adeguati.

Vediamo quali:

• Tecnologie adeguate. Non basta consentire l'accesso da remoto al computer aziendale. Servono strumenti che permettano di consultare informazioni aggiornate in un ambiente condiviso e sicuro, tracciare le attività svolte e garantire continuità operativa.
• Formazione e condivisione. Il lavoro a distanza richiede anche un adattamento delle abitudini aziendali. Collaboratori e responsabili devono conoscere gli strumenti disponibili, imparare a utilizzarli correttamente e adottare modalità di lavoro comuni. Lo smart working non può essere gestito come una scelta puramente individuale: le esigenze del singolo devono conciliarsi con quelle del gruppo, attraverso collaborazione e condivisione.
• Supervisione e confronto. La distanza non deve ridurre la capacità di seguire il lavoro. Responsabili e direzione devono poter conoscere l'avanzamento delle attività, individuare eventuali criticità e verificare i risultati. Il confronto regolare con il team permette inoltre di chiarire le priorità, affrontare i problemi e mantenere il coordinamento, senza dipendere dalla presenza quotidiana in ufficio.

Le aree aziendali che possono lavorare bene anche da remoto

Il lavoro fuori ufficio è già una realtà quotidiana per molte PMI: basti pensare al lavoro svolto fuori sede da commerciali e tecnici. Il discorso si amplia se consideriamo la possibilità, per il personale amministrativo e i responsabili, di svolgere parte delle loro attività fuori ufficio. Ripensare il lavoro in termini di flessibilità significa anche rendere informazioni e strumenti disponibili dove servono, senza vincolare ogni attività alla presenza in sede.

Alcuni esempi potrebbero essere:

• Area commerciale. Un commerciale trascorre spesso buona parte della giornata fuori sede. Poter accedere a un ambiente centralizzato e sempre aggiornato gli permette di consultare lo storico dei clienti, verificare offerte e ordini, registrare nuove richieste e aggiornare le trattative direttamente durante le visite.
• Amministrazione. Molte attività amministrative, come la consultazione dei documenti, il controllo delle scadenze e la verifica di fatture e pagamenti, non richiedono necessariamente la presenza in ufficio. Con strumenti adeguati e accessi sicuri, possono essere svolte anche da casa, utilizzando le stesse informazioni disponibili in azienda e mantenendo il coordinamento con gli altri reparti.
• Assistenza tecnica e Service. Per i tecnici, lavorare fuori sede è la normalità. Disporre di un sistema accessibile presso il cliente che permetta di consultare lo storico degli interventi, verificare le attività programmate e compilare i rapportini direttamente sul posto diventa imperativo. Infatti, in questo caso, svincolare l'operatività dall'ufficio è un'esigenza concreta.
• Commesse, responsabili e direzione. Un capo commessa può trovarsi in cantiere e avere comunque accesso all'avanzamento dei lavori, alle attività delle risorse e alle scadenze. Allo stesso modo, responsabili e direzione possono consultare dati e informazioni aggiornate per seguire l'operatività e prendere decisioni anche quando lavorano da casa, sono in trasferta o si trovano presso un cliente.

Naturalmente, un intervento tecnico o una trasferta commerciale non costituiscono automaticamente smart working dal punto di vista normativo. Questi esempi mostrano però come autonomia e accesso alle informazioni possano rendere il lavoro meno dipendente dalla sede fisica, anche in aziende dove molte attività richiedono necessariamente la presenza sul posto.

Il ruolo di InnovaCRM e Passepartout Mexal nel lavoro a distanza

Come abbiamo visto in precedenza, lavorare bene a distanza richiede tecnologie adeguate, ma anche comportamenti condivisi e confronto continuo tra le persone. È in questo contesto che l'integrazione tra InnovaCRM e Passepartout Mexal può offrire un contributo concreto all'organizzazione aziendale.

Grazie alla sua tecnologia web, InnovaCRM consente agli utenti autorizzati di consultare e aggiornare informazioni e attività anche fuori ufficio, attraverso una connessione internet e un dispositivo connesso.

L'integrazione nativa con Passepartout Mexal permette inoltre di mantenere collegati i dati del gestionale alle attività operative gestite nel CRM, favorendo la continuità del lavoro e il coordinamento tra i reparti.

Resta però fondamentale un aspetto: la tecnologia mette a disposizione gli strumenti, ma è l'organizzazione aziendale a determinarne il corretto utilizzo, attraverso modalità di lavoro condivise.

In sintesi

Lo smart working permette al personale di lavorare in maniera più flessibile, ma non è una soluzione da applicare indistintamente a tutte le mansioni, né significa semplicemente permettere ai dipendenti di lavorare da casa.

Per una PMI, la domanda più interessante è: quali attività richiedono davvero la presenza fisica e quali, invece, rimangono legate all'ufficio soltanto per il modo in cui sono state organizzate?

Se un'attività si interrompe perché una persona non è in sede, vale la pena chiedersi se il problema sia realmente la distanza oppure una dipendenza organizzativa che esiste già.

Ripensare il lavoro in questa prospettiva significa costruire un'azienda capace di garantire continuità, collaborazione e controllo anche quando le persone lavorano in luoghi diversi.