Follow-up post evento: cosa fare nei primi 7 giorni

Una delle esigenze principali dopo una fiera o un evento è centralizzare e organizzare le informazioni raccolte. È importante stabilire un ordine e lavorare già nella settimana successiva alla chiusura dell’evento, per evitare di perdere opportunità maturate durante gli incontri.

Per questo è utile arrivare preparati con un metodo che permetta di organizzare i dati raccolti, distinguere le diverse priorità operative, assegnare i lead e avviare i primi ricontatti. I lead più caldi hanno naturalmente la priorità e vanno gestiti rapidamente: la scansione temporale dei primi 7 giorni aiuta quindi a organizzare il lavoro, ma non deve diventare troppo rigida. In questo processo, un CRM operativo può rendere più efficienti e coordinate le diverse fasi del follow-up.

In questo articolo vedremo come preparare le attività di follow-up già prima dell’inizio dell’evento e come organizzare concretamente il lavoro nei primi 7 giorni successivi, dalla gestione dei contatti raccolti fino al controllo delle attività avviate.

Come preparare il follow-up prima di una fiera o un evento

Un errore comune è pensare al follow-up come a un’attività da organizzare solo dopo la conclusione dell’evento. In realtà è importante stabilire in anticipo i dati che dovranno essere registrati per ogni contatto, i criteri con cui distinguere i diversi livelli di interesse e le responsabilità delle risorse coinvolte. È inoltre importante preparare eventuali materiali da inviare e stabilire come gestire richieste concrete come demo, approfondimenti o preventivi.

Con l'aiuto di un CRM, l'azienda può predisporre già prima dell'evento la struttura con cui verranno gestiti i contatti raccolti. Al rientro, il team potrà così iniziare subito il follow-up senza dover definire da zero criteri e modalità operative.

Cosa fare nei primi 7 giorni dopo una fiera o un evento

Nei giorni successivi all’evento il lavoro deve seguire una sequenza chiara, evitando di trattare tutti i contatti allo stesso modo. È determinante definire fin da subito le priorità, perché saranno queste a orientare le attività e i tempi di ricontatto.

Giorno 0-1: centralizzare contatti e informazioni raccolte

La prima attività consiste nel riunire in un unico punto tutti i contatti e le informazioni raccolte durante l’evento. Oltre ai dati anagrafici è utile registrare il ruolo del contatto, l’argomento discusso, il bisogno emerso, eventuali materiali richiesti e gli accordi presi per un successivo approfondimento.

Quando possibile, questo lavoro dovrebbe iniziare già durante l’evento. Registrare subito interessi, esigenze, priorità e il prossimo passo concordato permette infatti di collegare già al contatto eventuali attività, appuntamenti o scadenze. Al rientro il team può proseguire direttamente con il lavoro già impostato.

In questa fase il CRM permette di raccogliere nello stesso ambiente tutte le informazioni utili al successivo follow-up. Questo è fondamentale per individuare subito i lead più caldi ed evitare che trascorra troppo tempo tra l’incontro e il primo ricontatto.

Giorno 1-2: classificare, assegnare e ricontattare i lead prioritari

Una volta centralizzate le informazioni, il passaggio successivo è classificare i lead in base all’interesse mostrato e alle esigenze emerse durante l’incontro. Una classificazione semplice può essere:

• Priorità alta: bisogno concreto, richiesta di demo, preventivo o approfondimento, tempistiche già definite.
• Priorità media: interesse reale, ma nessuna richiesta o necessità immediata.
• Priorità bassa: contatto principalmente esplorativo o informativo, senza un’esigenza definita.

A questo punto ogni lead può essere assegnato a un responsabile. I contatti con priorità alta vanno ricontattati già in questa fase, mentre per gli altri possono essere pianificate attività con tempistiche differenti.

In questa fase il CRM rende il lavoro più rapido e coordinato, permettendo di associare a ogni contatto una priorità, un responsabile, le attività da svolgere e le relative scadenze.

Giorno 3-4: proseguire il follow-up sugli altri contatti

Dopo aver gestito i lead con priorità più alta, è il momento di proseguire il follow-up sugli altri contatti raccolti durante l’evento. Anche in questo caso il ricontatto dovrebbe partire da ciò che è emerso durante l’incontro, evitando comunicazioni generiche uguali per tutti.

Una mail o una telefonata di follow-up può riprendere in modo semplice:

• il contesto dell’incontro;
• l’interesse o l’esigenza emersa;
• eventuali materiali promessi;
• una possibile attività successiva, quando utile.

L’obiettivo è capire se esistono i presupposti per proseguire il rapporto commerciale e definire, quando necessario, un nuovo appuntamento, un approfondimento o un ricontatto successivo.

Nel CRM può essere registrato l’esito del contatto e programmata l’attività successiva, mantenendo così aggiornato lo storico del lead.

Giorno 5-7: controllare attività, risposte e lead ancora fermi

Verso la fine della prima settimana è utile fare un controllo complessivo del lavoro svolto. Non tutti i contatti avranno già prodotto una risposta o un’opportunità concreta, ma dovrebbe essere chiaro quali lead sono stati gestiti, quali attività sono ancora aperte e dove serve intervenire.

In questa fase conviene verificare:

• quali lead prioritari sono già stati ricontattati;
• quali richieste sono ancora senza risposta;
• quali attività risultano aperte o scadute;
• quali contatti non hanno ancora un responsabile o un prossimo passo definito;
• quali lead devono essere inseriti in un percorso di follow-up più lungo.

Il CRM diventa particolarmente utile anche per chi coordina il lavoro commerciale, perché consente di avere una visione complessiva delle attività svolte e di quelle ancora da completare.

Dopo i primi 7 giorni: come continuare il follow-up dei lead

Conclusa la prima settimana, l’obiettivo è avere ogni lead associato a un responsabile, un contesto chiaro della situazione di partenza e un prossimo passo definito. Da questo momento il follow-up prosegue in base all’esito dei primi contatti e alle reali possibilità di sviluppo commerciale.

I percorsi possono essere diversi:

• Trattativa avviata: il lead ha confermato l’interesse e può proseguire con appuntamenti, demo, approfondimenti o preventivi. È importante che ogni passaggio abbia già una successiva attività programmata.
• Interesse presente, ma tempi non ancora maturi: il contatto va mantenuto attivo con ricontatti più distanziati, fissando già quando tornare sull’opportunità.
• Nessuna risposta ai primi tentativi: è utile programmare ulteriori ricontatti senza lasciare il lead indefinitamente tra le attività aperte. Dopo un numero ragionevole di tentativi, potrà essere riclassificato e ripreso in futuro.
• Contatto non più interessante o fuori target: può essere archiviato o riclassificato, mantenendo traccia dell’esito del follow-up.

A questo punto il CRM permette di dare continuità al lavoro iniziato dopo l’evento, mantenendo visibili lo stato del lead, l’ultima attività svolta e il prossimo passo programmato.

Nel tempo, questi dati diventano utili anche per valutare il risultato dell’evento: quanti contatti sono stati realmente lavorati, quanti hanno generato appuntamenti o opportunità e quanti sono entrati in una trattativa commerciale.

Come si gestisce un follow-up post evento con InnovaCRM?

Tutte le attività descritte nei primi 7 giorni possono essere gestite direttamente con InnovaCRM, partendo dalla raccolta delle informazioni sui contatti fino alla pianificazione e al controllo delle attività commerciali successive.

Un elemento particolarmente utile è la possibilità di creare un’Azione Commerciale dedicata all’evento, uno strumento che permette di mantenere collegati nello stesso flusso i destinatari coinvolti, le comunicazioni inviate, gli stati di avanzamento, lo storico degli esiti e le attività di follow-up pianificate.

I lead raccolti durante l’evento possono essere gestiti nella Rubrica insieme alle informazioni utili emerse durante l’incontro. Attraverso l’Agenda e le Attività Commerciali è poi possibile pianificare ricontatti, assegnare i lavori alle risorse coinvolte e mantenere traccia di quanto è stato fatto.

Se il contatto prosegue nel percorso commerciale, Innova consente inoltre di accompagnare le fasi successive attraverso strumenti come la gestione dei Preventivi e la condivisione delle informazioni con il team.

In questo modo il follow-up viene gestito in modo strategico all’interno di un unico strumento.

In sintesi

Il follow-up dopo una fiera o un evento richiede metodo già prima della sua conclusione. Preparare la raccolta delle informazioni, definire le priorità e organizzare le attività dei primi 7 giorni permette di gestire i contatti in base al loro reale interesse e dare continuità alle opportunità emerse.

Il CRM supporta questo processo collegando contatti, attività e risorse coinvolte, mantenendo nel tempo lo storico del lavoro svolto e dei passaggi ancora da completare.