La gestione del sistema Qualità

 
L'esigenza
Le strutture con un sistema qualità certificato, che operano secondo la norma ISO 9001, si trovano ad affrontare la necessità di gestire alcune operazioni che fanno parte del quotidiano, come la consultazione delle procedure, la gestione dei problemi e delle non conformità, il controllo dell'operatività dei fornitori.
Purtroppo capita talvolta che, a causa di modalità o di sistemi informativi inadatti o semplicemente inadeguati, tali operazioni vengano rimandate a momenti successivi, se non addirittura dimenticate, perdendo così l'opportunità di applicare, monitorare e migliorare il proprio sistema qualità.



La soluzione
Il modulo SGQ (Sistema per la Gestione della Qualità) di Innova nasce per aiutare il personale ad operare in coerenza con il Sistema Qualità.
Il modulo è stato progettato come uno strumento trasversale alle normali e quotidiane procedure operative, così da far assumere al sistema qualità un ruolo di aiuto e supporto attivo nel lavoro dei singoli, e non un ostacolo come spesso viene inteso (aumento della carta e della burocrazia aziendale).
Alla base del progetto sta il fatto che ogni operatore che si trovi a riscontrare un problema su un processo, o che debba consultare una procedura, possa farlo all'interno dell'ambiente operativo in cui gestisce le attività quotidiane, senza dover utilizzare strumenti aggiuntivi che potrebbero rendere tali operazioni lunghe o semplicemente scomode.
Le informazioni inserite (es. il rilevamento di una non conformità di un fornitore) saranno registrate all'nterno dell'attività che egli sta svolgendo, e saranno successivamente utilizzate per le statistiche sulle non conformità.



Questionari, procedure, check-list
La funzionalità di gestione questionari permette di creare e gestire vere e proprie procedure da far seguire al personale in situazione operativa.
Nasce per valutare l'indice di soddisfazione della clientela, ma grazie alle sue caratteristiche permette di creare agevolmente vere e proprie check-list con possibilità di raccolta dati.
Grazie alla sua flessibilità risulta utile per tutte le aree aziendali, dall'amministrazione al commerciale fino al post vendita.
Particolarmente significativa è l'applicazione nelle fasi di collaudo e certificazione dei prodotti e servizi.

Riepilogo funzionalità

Il manuale del sistema Qualità

  • Gestione degli accessi alla documentazione di Sistema e dei relativi permessi (eliminazione di tutti i documenti per il controllo della distribuzione e della consultazione).
  • Gestione della documentazione di sistema e di tutti gli altri documenti importanti. Il modulo controlla le fasi di emissione, approvazione e revisione.
  • La documentazione di sistema è messa a disposizione di tutta l'organizzazione aziendale su InnovaCRM con possibilità di facile consultazione.
  • Controllo da parte del sistema dell'avvenuta consultazione da parte degli utenti dei moduli SGQ revisionati.
  • Avviso automatico da parte del sistema al RAQ degli utenti che non hanno ancora preso visione delle revisioni.
  • Avviso automatico e periodico del sistema agli utenti per la consultazione dei nuovi documenti non ancora visionati.

La gestione delle risorse

  • Scheda dipendente o collaboratore con i dati importanti per la qualifica e le mansioni (mansionario). Il modulo consente la registrazione della formazione effettuata e della formazione da programmare o programmata.
  • Gestione delle attrezzature: elenco attrezzature con tutti i dati necessari alla loro gestione. Dati identificativi del bene, responsabile per la manutenzione, istruzioni per la manutenzione.
  • Scadenzario manutenzioni: il sistema controlla in automatico le manutenzioni; viene generato un avviso tramite il caricamento di una attività alla risorsa responsabile della manutenzione alcuni giorni prima della scadenza. L'attività contiene tutte le istruzioni per la manutenzione stessa.
  • Il responsabile, dopo aver effettuato la manutenzione, chiude l'attività che viene registrata ed allegata in automatico alla scheda dell'attrezzatura.
  • In caso di problemi l'attività viene trasformata in NC per una pronta gestione.
  • Il controllo su tali processi viene garantito tramite la creazione di una attività in delega al responsabile ma controllata dal RAQ.

Gestione strumenti di misura

  • Elenco degli strumenti di misura con tutti i dati necessari alla loro gestione: dati identificativi del bene, responsabile per la taratura, istruzioni per la taratura, data taratura, campi relativi ai dati da misurare. Scadenzario tarature.
  • Il sistema controlla in automatico lo stato delle tarature.
  • Viene generato un avviso mediante attività alla risorsa responsabile della taratura alcuni giorni prima della scadenza.
  • L'attività contiene tutte le istruzioni per la taratura ed eventualmente i campi da compilare.
  • Il responsabile dopo aver effettuato la taratura chiude l'attività che viene registrata ed allegata in automatico alla scheda del bene.
  • Se ci sono problemi l'attività viene trasformata in NC che ne garantisce la pronta gestione.
  • Il controllo su tali attività viene garantito opzionando la creazioni di una attività in delega al responsabile ma controllata dal RAQ.

Questionari e analisi soddisfazione clienti

  • Il sistema permette di creare dei questionari soddisfazione cliente, caricare i dati di ritorno dai clienti in modo veloce ed automatico, risalire per ogni cliente ai risultati del questionario (anche su più anni).
  • Il sistema effettua una rielaborazione dei risultati per l'analisi globale.
  • Il sistema consente l'archiviazione dei dati annualmente in modo da poter effettuare un confronto.

Qualifica fornitori

  • In anagrafica Fornitore è presente una scheda specifica contenente tutti i dati necessari per la selezione e per la successiva qualifica del Fornitore.
  • Si possono selezionare i fornitori da sottoporre a qualifica.
  • Si possono impostare per ogni fornitore i parametri di qualifica (annualmente modificabili).
  • Il sistema provvede a controllare il rispetto di tali parametri ed in tempo reale a segnalare la situazione.
  • La DG annualmente (o più spesso se previsto) provvede a registrare sulla scheda di ogni fornitore (campi appositi) la propria valutazione che può o meno avallare quella data dal sistema e che comunque prevale su quest'ultima.(7.4.1. della norma).
  • Il sistema fornisce così un elenco di fornitori Qualificati.(7.4.1. della norma).

Gestione anomalie e non conformità

  • Gestione delle NC/AP/AC tramite l'utilizzo delle attività.
  • Per ogni NC/AP/AC rilevata deve essere assegnato un codice anomalia che ne consente la gestione ed il successivo utilizzo per le statistiche automatiche.
  • Il sistema permette di inserire il problema e di trattare la soluzione allo stesso modo in cui gestisce le normali attività.
  • In aggiunta controlla la data di scadenza entro la quale deve essere effettuata l'attività.
  • Una volta risolta la NC questa passa al vaglio/controllo della Direzione o del RAQ per la verifica di efficacia (par. 8.3 norma).
  • Il sistema mette a disposizione del RAQ e della DG un elenco NC/AP/AC in modo da tenere sempre sotto controllo quelle aperte, chiuse o da verificare.
  • Il controllo sull'elenco anomalie da parte del RAQ o DG è totale e possono essere effettuate tutte le modifiche necessarie fino alla verifica finale (che le trasferisce in archivio).

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