Sul server aziendale
Cartelle condivise, sottocartelle, nomi file diversi e poca coerenza tra reparti.
Gestione documenti aziendali: più ordine con Innova
Con il modulo DMS di Innova organizzi i documenti aziendali in un unico ambiente, li archivi in modo coerente con i processi di lavoro e li rendi facili da trovare, consultare e gestire.
Documenti sparsi, archivi diversi, tempi più lunghi
In molte aziende i documenti non vengono gestiti in un unico sistema. C’è chi salva sul server, chi tiene i file sul proprio computer, chi archivia in cartelle locali e chi continua a usare faldoni o raccoglitori in uffici diversi.
Il risultato è che manuali, procedure, preventivi firmati, contratti, schede tecniche, documenti qualità e allegati di progetto finiscono spesso in ambienti diversi, gestiti da persone diverse.
Quando i documenti vengono archiviati così, il problema non è solo l’ordine. Il rischio vero è non sapere dove trovare quello che serve, non riuscire ad accedere alle informazioni quando servono davvero e perdere tempo a chiedere a qualcuno di recuperare o inviare il file corretto.
Sul PC di chi li usa
Documenti salvati in locale, difficili da recuperare se non sai chi li ha gestiti.
In archivi cartacei
Contratti, certificati, procedure e modulistica conservati in faldoni o uffici diversi.
Con tempi di ricerca troppo lunghi
Quando il documento non è dove ti aspetti, il lavoro si rallenta subito.
Una gestione documentale più ordinata, coerente e accessibile
Il modulo DMS di Innova aiuta a portare i documenti dentro un sistema unico, dove possono essere archiviati, aperti, catalogati e ricercati in modo coerente con le direttive aziendali. Invece di usare archivi separati, i documenti vengono gestiti all’interno degli strumenti di lavoro che l’azienda utilizza ogni giorno.
In pratica, un preventivo accettato può essere allegato all’attività di riferimento, un contratto firmato può essere archiviato nella scheda corretta, una procedura può essere gestita nel Manuale Qualità e un documento tecnico può restare collegato al contesto operativo in cui serve davvero. Questo rende più semplice sia l’archiviazione sia il reperimento delle informazioni.
Gestione
Archivio
Documenti
Archivio
Documenti
Commerciali
- Listini
- Offerte
- Depliant prodotti
- Brochure informative
Clienti & Fornitori
- Listini
- Contratti
- Visure camerali
- Accordi commerciali
Amministrativi
- Contratti
- Certificati
- Documenti contabili
- Documenti personale
Tecnici
- Manualistica
- Esplosi tecnici
- Schede tecniche
- Procedure operative
- Schede collaudo
Qualità
- Moduli
- Procedure
- Schede soluzioni
- Istruzioni tecniche
Commerciali
- Listini
- Offerte
- Depliant prodotti
- Brochure informative
Clienti e fornitori
- Listini
- Contratti
- Visure camerali
- Accordi commerciali
Amministrativi
- Contratti
- Certificati
- Documenti contabili
- Documenti personale
Tecnici
- Manualistica
- Esplosi tecnici
- Schede tecniche
- Procedure operative
- Schede collaudo
Qualità
- Moduli
- Procedure
- Schede soluzioni
- Istruzioni tecniche
Non è solo un archivio dove caricare file. È un modo più ordinato per gestire i documenti aziendali dentro i processi reali dell’azienda.
Gli strumenti principali del modulo DMS
Il modulo DMS di Innova mette a disposizione strumenti diversi, pensati per archiviare, ricercare, valorizzare e usare meglio i documenti aziendali nel lavoro quotidiano.
Archivio Documentale
Per ricercare velocemente i documenti presenti nel sistema tramite filtri e ambiti di gestione.
L’Archivio Documentale consente di ricercare i documenti presenti a sistema tramite filtri che permettono una ricerca globale o mirata, in base all’ambito di gestione del documento. La ricerca può riguardare attività, rubrica, commesse, azioni commerciali, newsletter, cartelle documenti, banca dati soluzioni, manuale qualità e, se presente, anche Docuvision.
Cosa ottieni in pratica
Meno tempo perso a cercare file e più autonomia nel trovare rapidamente il documento giusto.
Banca Dati Soluzioni
Per creare schede informative e soluzioni pronte all’uso per il supporto tecnico o commerciale.
La Banca Dati Soluzioni permette di creare schede soluzioni e schede informative già pronte per essere usate dal servizio di supporto clienti, sia tecnico sia commerciale. Le schede possono essere organizzate per aree di competenza definite dall’azienda e, quando serve, possono essere rese disponibili anche ai clienti nell’area riservata.
Cosa ottieni in pratica
Informazioni già pronte da consultare o condividere, senza doverle ricostruire ogni volta.
Timbratura allegati PDF
Per applicare timbri, firme, filigrane e informazioni utili direttamente sui documenti PDF.
La funzione di timbratura consente di applicare sui PDF elementi grafici o testuali personalizzati, come timbro aziendale, firma dell’utente, filigrane, numero pagina o indicazioni operative. È una funzione utile, ad esempio, per preventivi, documenti approvati, fac-simile o allegati che richiedono una marcatura chiara e coerente.
Cosa ottieni in pratica
Un processo documentale più ordinato e meno passaggi manuali nella preparazione dei PDF.
Un modulo utile per più reparti, non solo per l’archivio
Il modulo DMS è trasversale perché i documenti aziendali non riguardano una sola area. Amministrazione, commerciale, area tecnica, qualità, progetti e commesse producono e consultano ogni giorno file diversi, ma tutti importanti.
Amministrazione
Fatture, bolle, contratti, documenti del personale, certificati.
Commerciale e marketing
Preventivi, offerte, listini, conferme d’ordine, brochure, depliant.
Area tecnica
Schede tecniche, manuali, procedure operative, schede di collaudo, esplosi tecnici.
Progetti e commesse
Analisi di progetto, avanzamento lavori, collaudi di fase, documenti di progettazione, analisi di sviluppo.
Qualità
Procedure qualità, istruzioni tecniche, modulistica aziendale, checklist operative, manuali operativi.
Trova i documenti più velocemente e rendili visibili solo a chi serve
Con Innova i documenti possono essere ricercati in modo più semplice e veloce, anche quando l’utente lavora fuori ufficio. La consultazione è disponibile anche dalla webapp per smartphone, così commerciale, tecnico e altri operatori possono recuperare rapidamente i documenti che servono durante il lavoro presso il cliente o da remoto.
Allo stesso tempo, il modulo DMS consente di personalizzare i permessi di visualizzazione e ricerca dei documenti caricati nel sistema. I documenti non devono essere visibili a tutti indistintamente: ogni utente può accedere solo a ciò che è coerente con i suoi permessi, con il gruppo di lettura assegnato o con l’ambito operativo a cui il documento appartiene.
Ricerca più veloce
Filtri e ambiti di gestione aiutano a trovare il documento giusto.
Accessi controllati
Ogni utente vede solo i documenti coerenti con il proprio ruolo.
Consultazione anche da smartphone
I documenti possono essere ricercati e consultati anche fuori ufficio.
Un vantaggio in più per chi usa già Mexal
Il modulo accessorio di integrazione con Mexal Docuvision permette di consultare da Innova anche i documenti archiviati nel sistema documentale elettronico di Mexal. Questo rende ancora più utile la gestione documentale per le aziende che vogliono lavorare in continuità tra gestionale e CRM, senza separare i documenti dal resto dei processi aziendali.
In Innova è inoltre possibile configurare i permessi di visione dei documenti provenienti da Docuvision in base alla classe di appartenenza, così da mettere in sicurezza le informazioni contenute nei file.
Consultazione documenti archiviati in Mexal Docuvision
Accesso da Innova in un unico ambiente operativo
Permessi configurabili sulla visione dei documenti
Perché un DMS può migliorare davvero il lavoro quotidiano
Riduci il tempo perso a cercare documenti in archivi diversi.
Eviti richieste interne continue per recuperare file e allegati.
Archivi i documenti in modo più coerente con i processi aziendali.
Rendi le informazioni accessibili alle persone giuste.
Migliori l’ordine documentale tra reparti diversi.
Puoi consultare i documenti anche da remoto.
Hai uno strumento più utile per gestire preventivi, contratti, procedure, manuali e allegati tecnici.
Vuoi capire se il modulo DMS di Innova può aiutare la tua azienda a gestire meglio i documenti?
Compila il form e raccontaci come archiviate oggi documenti, contratti, procedure, allegati tecnici o file di commessa. Ti ricontatteremo per capire se il modulo DMS di Innova può aiutarti a mettere più ordine nella gestione documentale aziendale.
Domande frequenti sulla gestione documentale
Un DMS, acronimo di Document Management System, è un software pensato per organizzare, archiviare, catalogare e ricercare i documenti aziendali in modo più ordinato e coerente.
Il modulo può essere usato per documenti amministrativi, commerciali, tecnici, di qualità, di progetto e di commessa, come fatture, contratti, schede tecniche, procedure, offerte, collaudi e altri allegati aziendali.
No. La gestione documentale coinvolge più reparti. Il modulo è pensato per essere utile anche a commerciale, area tecnica, qualità, progetti e commesse.
No. Il modulo permette di personalizzare i permessi di visualizzazione e ricerca, così ogni utente può accedere solo ai documenti coerenti con il proprio ruolo o con i permessi assegnati.
Sì. Innova consente di ricercare e consultare i documenti anche dalla webapp, così da accedere più rapidamente alle informazioni anche fuori ufficio.
Sì. Se presente il modulo di integrazione con Mexal Docuvision, da Innova è possibile consultare anche i documenti archiviati nel sistema documentale di Mexal.