Quando un dipendente lascia l’azienda, l’ultimo giorno di lavoro rappresenta soltanto la parte più visibile della sua uscita. Intorno a quella data ci sono infatti diverse attività da gestire: documenti da verificare, dotazioni da recuperare, accessi da disattivare, attività da trasferire e informazioni da aggiornare.
Trascurare questa fase può lasciare attività incomplete e creare problemi che emergono solo dopo l’uscita della risorsa.
Per questo l’uscita di un dipendente deve essere strutturata come un processo aziendale. Ed è proprio da questa esigenza che nasce l’offboarding.
Che cos’è l’offboarding
L’offboarding è il processo con cui l’azienda organizza e accompagna l’uscita di un dipendente, coordinando tutte le attività necessarie per chiudere correttamente il rapporto di lavoro dal punto di vista amministrativo e operativo.
Comprende l’insieme dei passaggi che permettono all’azienda di arrivare all’uscita con responsabilità chiare, informazioni aggiornate e attività completate nei tempi previsti.
Cosa bisogna gestire durante l’offboarding
La fase di offboarding coinvolge attività diverse e può richiedere il coordinamento tra amministrazione, responsabili e altri referenti aziendali. Per questo è utile individuare con chiarezza tutto ciò che deve essere completato prima che l’uscita possa considerarsi conclusa.
Documenti e chiusura amministrativa
Una parte del processo riguarda la verifica della documentazione collegata al dipendente.
L’amministrazione ha il compito di controllare che i documenti necessari siano presenti, aggiornati e correttamente archiviati, completando eventuali attività ancora aperte prima della chiusura del rapporto.
Inoltre, mantenere uno storico ordinato permette di conservare nel tempo le informazioni che devono rimanere disponibili anche dopo l’uscita della risorsa.
Restituzione delle dotazioni aziendali
Tra gli elementi da tenere sotto controllo rientrano anche DPI e dotazioni aziendali, come computer, smartphone, badge o strumenti per il lavoro sul campo, che dovrebbero essere registrati al momento dell’assegnazione e mantenuti aggiornati nel tempo.
Può capitare che un dipendente restituisca il portatile l’ultimo giorno di lavoro e che solo successivamente emerga che gli era stato assegnato anche uno smartphone aziendale, non presente nello storico delle dotazioni.
Per questo la restituzione è molto più semplice quando l’azienda mantiene uno storico aggiornato delle dotazioni assegnate. Durante l’offboarding, sapere con precisione cosa risulta ancora assegnato alla risorsa permette di verificare rapidamente ciò che deve essere restituito e completare la chiusura senza dover ricostruire le informazioni a posteriori.
Disattivazione di accessi e abilitazioni
Un’altra attività fondamentale riguarda la chiusura degli accessi ai sistemi aziendali. Account, aree riservate o portali devono essere disattivati o riassegnati nei tempi corretti, evitando che restino attivi oltre il necessario.
La disattivazione degli accessi può essere gestita operativamente dall’IT o da un referente tecnico, ma fa parte anche della chiusura complessiva del rapporto di lavoro e del corretto allineamento interno dell’azienda.
Per questo, durante l’offboarding è importante che amministrazione, responsabili e referenti tecnici siano coordinati e sappiano quali accessi devono essere chiusi e in quale momento.
Passaggio di consegne e trasferimento delle attività
Il passaggio di consegne serve a evitare che, con l’uscita del dipendente, vadano perse informazioni utili o rimangano attività senza un responsabile.
Può succedere, ad esempio, che un commerciale lasci l’azienda mentre sta seguendo una trattativa con un cliente. Se lo stato della trattativa, gli accordi presi e i prossimi passaggi non vengono condivisi prima della sua uscita, chi subentra rischia di dover ricostruire tutto partendo da zero.
Un passaggio di consegne organizzato permette invece di trasferire attività e informazioni prima dell’uscita, assegnando con chiarezza ciò che deve essere preso in carico e garantendo continuità al lavoro dell’azienda.
Aggiornamento della scheda e dello stato del dipendente
Durante l’offboarding, la scheda dipendente diventa uno dei principali punti di riferimento per l’amministrazione. Se mantenuta aggiornata nel corso del rapporto di lavoro, le informazioni raccolte aiutano a rendere anche la fase di uscita più semplice e controllabile.
In Innova, la chiusura del rapporto parte proprio dalla scheda del dipendente, dalla quale l’amministrazione può verificare dati, documenti, dotazioni e scadenze. La fase finale permette quindi di completare e aggiornare le informazioni legate alla risorsa, mantenendo uno storico coerente anche dopo la cessazione del rapporto lavorativo.
In questo modo la scheda conserva il percorso del dipendente e le informazioni necessarie per ricostruire ciò che è stato gestito durante il rapporto e nella fase di offboarding.
Checklist di offboarding: attività e responsabilità
Gestire correttamente l’offboarding significa anche stabilire chi deve occuparsi delle diverse attività e quando devono essere completate. Nelle PMI i ruoli possono variare e una stessa risorsa può seguire più aspetti del processo, ma è importante che ogni attività abbia un responsabile definito.
Un consiglio pratico è creare una checklist condivisa che permetta di avere una visione immediata dello stato dell’offboarding e di capire quali passaggi sono stati completati, chi se n’è occupato e quali, invece, richiedono ancora un intervento.
| Attività | Responsabile | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Documenti e chiusura amministrativa | Amministrazione | Documentazione completa e informazioni aggiornate |
| Restituzione dotazioni e DPI | Amministrazione / Responsabile | Materiali ancora assegnati e avvenuta restituzione |
| Disattivazione accessi | IT / Referente tecnico | Account e abilitazioni da chiudere o riassegnare |
| Passaggio di consegne | Responsabile di reparto | Attività, informazioni e responsabilità trasferite |
| Aggiornamento scheda dipendente | Amministrazione | Stato della risorsa e storico correttamente aggiornati |
In sintesi
Dopo aver visto quante attività possono essere coinvolte, è facile capire perché l’offboarding non dovrebbe essere lasciato alla gestione dell’ultimo momento. Un passaggio dimenticato può emergere quando il dipendente non è più disponibile, rendendo più difficile recuperare informazioni o completare attività rimaste aperte.
Strutturare il processo permette invece di arrivare alla cessazione con una situazione verificabile e responsabilità chiare, riducendo il rischio che l’uscita generi problemi e lavoro aggiuntivo nelle settimane successive.
L’offboarding chiude il ciclo di gestione del personale
Con l’offboarding si chiude anche il percorso che abbiamo dedicato all’interno del Blog Softer alla gestione del personale nelle PMI.
Abbiamo esplorato i diversi temi e le attività che caratterizzano la gestione del personale in una piccola o media impresa. Siamo partiti dall’organizzazione amministrativa, ripercorrendo le principali fasi del percorso di un dipendente all’interno dell’azienda: dal recruiting all’onboarding, dalla gestione quotidiana all’importanza di una buona scheda dipendente, fino alla maggiore autonomia della risorsa attraverso la propria area riservata e alla cessazione del rapporto.
Abbiamo visto come ogni fase abbia esigenze specifiche, ma soprattutto quanto sia importante gestirle come parti di un unico percorso.
Sei interessato al nostro metodo?
Possiamo aiutarti a strutturare l’offboarding in modo più ordinato, coordinando attività, responsabilità e informazioni fino alla chiusura del rapporto di lavoro.